Data entry & Co.

Gestiamo l’intero ciclo di vita dell’informazione, dalla ricezione del dato grezzo cartaceo, all’archiviazione su supporto informatico.

La scarsa qualità dei dati aziendali ha un forte impatto negativo sui processi di vendita e di gestione del cliente e incide in modo significativo sull’efficacia e sui costi delle campagne di marketing.

Gli errori legati ai dati sono legati alle fasi di acquisizione, migrazione e fusione tra diversi database o semplicemente all’obsolescenza dei dati stessi. Il patrimonio informativo rischia così di trasformarsi da fonte preziosa a causa di errori e inefficienza.

CONTACT ITALIA SRL offre servizi di: data entry, normalizzazione, matching.
Data Entry

Le soluzioni integrate di data entry comprendono:

  • ricezione e sbustamento – acquisizione del dato cartaceo (es. cartoline / coupon) tramite casella postale del cliente o intestata a CONTACT ITALIA SRL oppure attraverso invio diretto da parte del cliente;
  • archiviazione ottica e fisica – il dato cartaceo, prima di essere archiviato, viene registrato attraverso supporto ottico e associato a un numero progressivo che ne permette l’identificazione con il record finale;
  • digitalizzazione – informatizzazione attraverso lettura ottica o inserimento manuale;
  • verifica e validazione – valutazione della congruenza dell’informazione rispetto ai requisiti necessari, come, ad esempio, la rispondenza di un coupon alle specifiche di una campagna premi;
  • gestione anomalie – invio al cliente del materiale cartaceo contenente dati non attribuibili, incongruenti o dubbi per la verifica e la decisione in merito, la successiva registrazione dei casi risolti e il reinserimento nel flusso informatico;
  • consegna del risultato finale – preparazione di un supporto magnetico con il file di output, codificato secondo i campi e il formato stabiliti, attraverso il quale poter creare archivi diversi gestibili con procedure EDP (Electronic Data Processing).

Per garantire efficienza e massima esattezza prevediamo:

  • controlli generici, anche manuali sul dato cartaceo;
  • produzione report a cadenze da stabilire con il cliente, nel quale vengono riportati il numero di supporti cartacei la cui registrazione è andata a buon fine, eventuali failure, incongruenze o dubbi.
Normalizzazione

Per ottimizzare le attività di marketing, eliminando sprechi, costi inutili ed evitabili errori è necessario migliorare la qualità dei dati attraverso la normalizzazione.
Normalizzare un database di indirizzi significa effettuare il controllo, correggere gli errori, completare le informazioni mancanti e recuperare i codici postali di ciascun record. In questo modo si ha la certezza che gli indirizzi utilizzati siano corretti. La normalizzazione può avvenire su banche dati relative a persone fisiche o giuridiche.

Garantiamo massimi risultati nella bonifica degli archivi anagrafici sino alla correzione manuale dei record scartati dal processo automatico.

Operativamente, la normalizzazione consiste in:

  • pulizia del campo (ad esempio trasformazione da minuscolo a maiuscolo, eliminazione di caratteri speciali e spazi superflui);
  • separazione titoli accademici;
  • riconoscimento parole speciali;
  • separazione degli elementi dell’indirizzo;
  • riconoscimento del toponimo – processo mediante cui degli algoritmi ricercano all’interno della banca dati l’indirizzo “uguale o più somigliante” a quello specificato in input;
  • correzione rispetto alla banca dati territoriale.

I dati di input necessari per eseguire i processi di riconoscimento sono i seguenti:

  • indirizzo (DUG + toponimo + civico) – obbligatorio;
  • località (comune o località non comune) – obbligatorio;
  • sigla provincia – opzionale ma utile per discriminare eventuali ambiguità di località;
  • CAP – opzionale ma utile per discriminare località e/o strade con lo stesso nome.

Il processo di capificazione consiste nel rendere un indirizzo postalizzabile secondo lo standard richiesto dal gestore, attribuendo il CAP a livello località (per le 41 città multicap il CAP stradale) e la descrizione della località postale.

L’intero processo di normalizzazione è tracciabile attraverso una reportistica costante. Al termine della normalizzazione viene restituito un file contenente l’output del processo automatico che comprende record normalizzati e record scartati.

Benefici
  • maggiore efficienza delle campagne di marketing;
  • riduzione degli sprechi per mancato recapito;
  • migliore attendibilità delle analisi sui dati;
  • visione completa e corretta dei clienti.

Arricchimento anagrafiche

Arricchire le anagrafiche significa aumentare il numero di informazioni significative relative a privati e aziende presenti in un database.

L’arricchimento aumenta l’ampiezza (inserimento di nuovi record) e la profondità (incremento delle variabili associate a ciascun record) del patrimonio informativo sui clienti.

Overview

Partendo da un file contente elementi anagrafici di base, come:

  • nome e cognome (database di privati);
  • ragione sociale (database di aziende);
  • partita IVA e/o codice fiscale (database di aziende).

Forniamo come output un file composto dai dati originali arricchiti e non sostituiti dai campi richiesti: questi ultimi, infatti, verranno accodati ai record abbinati.

L’arricchimento può avvenire a due livelli:

  • individuale – utilizzando database di dati anagrafici;
  • statistico – associando all’anagrafica, attraverso il metodo induttivo, i dati relativi alla sezione di censimento nella quale ricade l’indirizzo.
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